Protokoll Saxängens samfällighetsförening 2018-05-20

Kl 16.00, Grönkullegränd 6

Närvarande: Mariette Andersson, Anna-Carin Granstedt, Oskar Lind, Susanne Nyström, Urban Strömberg, Hjalmar Strömgren och Suzanne Elgström

1. Mötets öppnande

Mötet öppnades och vi passade på att välkomna Susanne Nyström som ny suppleant i styrelsen.

2. Val av sekreterare

Suzanne Elgström valdes till sekreterare.

3. Val av justeringsmän

Oskar Lind och Anna-Carin Granstedt valdes att justera protokollet.

4. Godkännande av dagordning

Godkändes med tillägg av punkt en om ändring av stadgarna.

5. Föregående protokoll

Föregående protokoll, dvs årsmötesprotokollet, gicks igenom och lades till handlingarna. Protokollet göres tillgängligt på saxang.se samt i glasskåpet.

6. Sammanfattning städdagen

Vi kunde konstatera att arbetet flöt på bra och vi fick gjort det som behövdes.

Hjalmar hade tillgång till pickup och körde tre vändor till återvinningen.

Avrinningen, som Thomas Wennebo tagit upp, är redan uttorkad och ingen insats måste göras nu. Styrelsen föreslår att en allmän uppröjning göres på området så att det blir mindre barr och därmed inte så tätt i botten, vilket i sin tur medför att vattnet rinner bort lättare och snabbare.

Förslag fanns att till nästa städdag lägga jord bakom AC Granstedts tomt för att göra en gräsyta där och därmed förenkla hanteringen av ytan. Styrelsen tror att insatsen är betydligt större en man tror och att stora mängder jord skulle behövas. Vi avvaktar.

Totalt 34 hus deltog på städdagen och årsmötet.

7. Inkomna motioner

Två motioner har kommit in till styrelsen: Båda är insända av Ingrid Wennebo.

1. Jag föreslår stämman att uppdra åt styrelsen att tillhandahålla en tillfällig container (eller motsvarande) vid åtminstone en av städdagarna

2. Jag föreslår att stämman ger styrelsen i uppdrag att uppdatera stadgarna då att alla kan läsa sig till vad som gäller inom föreningen.

Eftersom stadgarna är något inaktuella så stämmer inte tiden mellan inlämning av motioner och årsmötets datum för genomförande, vilket innebär att motionerna inte inkommit innan årsmötet. Styrelsen valde emellertid att ta upp motionerna i samband med dagens möte och kommer nu att fråga motionsställaren om detta räcker som hantering av motionerna. Detta uppdrogs åt ordföranden.

Svar på motion nr 1: Styrelsen bedömer att det är en onödig kostnad ca 4.000:-- för att hyra in container och att vi istället väljer att hyra släp eller använda redan befintliga släp vid städdagarna.

Svar på motion nr 2. Stadgeändringar i enlighet med önskemål och tillkomna förändringar under åren kommer att genomföras. Uppdrogs åt Oskar Lind att göra ett förslag på förändring av stadgarna för genomläsning och godkännande av övriga styrelsen.

8. Stadgeändringar

För att genomföra stadgeändringar måste ett extra medlemsmöte genomföras förslagsvis i samband höststädningen. Förslag till stadgeändringarna skickas till alla medlemmar tre veckor innan mötet genom brevförsändelse.

Kostnad 700:-- för stadgeändring hos Lantmäteriet.

9. GDPR - dataskyddslagen

Nya regler för hur personuppgifter får behandlas. Kassören utsågs till registerhållningsansvarig. Inaktuell personinformation måste tas bort även i pärmar. Debiteringslängden ok och medlemsregister utan personnummer. Vi behåller den information som husägarna lämnat men kollar så att ingen information om medlemmar som flyttat finns kvar. Bokföring som är över 7 år kastas. Enligt lagen så skall protokollen finnas kvar. Vi tar bort Hanna och lägger till Susanne i styrelseinformationen som bland annat finns på webben.

10. Övriga frågor

Förtydligande hur val av styrelsepositioner sker

Ordförande väljes av årsmötet. Övriga positioner väljer styrelsen inom sig.

Boulebanans framtid

Styrelsen konstaterade att boulebanan inte är kompatibel med bollsporter eftersom där är en hög kant som man kan skada sig på. Enligt styrelsens åsikt och årsmötet behåller vi alltså boulebanan som den är tills vidare.

11. Nästa möte

9/9 Grönkullegränd 16.00 Obs! Ändrats till 12/9, kl 18.30, samma plats

Vid protokollet:

Suzanne Elgström, sekreterare

Justeras:

Oskar Lind

Anna-Carin Granstedt